[2024] Cách làm mục lục trong Word 2010/2013/2016/2019

Cách làm mục lục trong Word là một kỹ năng quan trọng giúp tăng cường tính chuyên nghiệp và trình bày của văn bản. Mục lục không chỉ giúp độc giả dễ dàng theo dõi nội dung, mà còn tạo ra sự trực quan và gọn gàng cho tài liệu của bạn. Trong bài viết này, Chanh Tươi Review sẽ hướng dẫn mọi người cách tạo mục lục trong Word từ các phiên bản phổ biến như 2010, 2013, 2016 đến 2019. 

Tác dụng của việc tạo mục lục trong Word

Mục lục là danh sách các đề mục, số trang, tài liệu và nội dung chính của văn bản. Quan trọng nhất, nó giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm, quản lý và kiểm soát tài liệu. Trong trường hợp tài liệu dài, việc phải lật từng trang để tìm kiếm thông tin trở nên cực kỳ bất tiện. Mục lục giải quyết vấn đề này bằng cách làm nổi bật nội dung chính và hỗ trợ định hướng một cách dễ dàng hơn.

Ngoài ra, việc sử dụng mục lục không chỉ giúp tiết kiệm thời gian định dạng và soạn thảo, mà còn thể hiện kỹ năng thành thạo trong việc sử dụng phần mềm văn phòng. Quá trình tạo mục lục cũng đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp của văn bản, đảm bảo tuân thủ các quy chuẩn hình thức cho tài liệu và báo cáo.

Mục lục trong Word thường có sự biến đổi về kích thước, font chữ và hiệu ứng, từ đó ngay lập tức làm nổi bật chủ ý của người soạn văn bản.

Hướng dẫn cách làm mục lục trong Word

Qua các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây, bạn sẽ có khả năng tạo ra một mục lục tự động, giúp tài liệu của bạn trở nên có tổ chức hơn và dễ theo dõi hơn.

Chỉ định những nội dung cần có trong mục lục

Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột đến các chương lớn mà bạn muốn thêm vào mục lục và nhấn giữ để bôi đen văn bản.

Bước 2: Truy cập vào thẻ "References" và chọn "Add Text".

Bước 3: Lựa chọn mức độ (Level) 1, 2, 3 tương ứng với các chương trong văn bản của bạn.

Ngoài ra, để chỉ định các nội dung cần có trong mục lục, bạn cũng có thể sử dụng Heading Styles có sẵn trong Tab Home để gán level cho các tiêu đề tương ứng.

Word sẽ tự động quét qua tài liệu của bạn để tìm bất kỳ đoạn văn bản nào được chỉ định là Level 1, 2, 3 và sử dụng các phần này để tạo danh sách chương, tiêu đề và mục con cho mục lục.

Cách làm mục lục trong Word tự động

Khi đã gán cấp level cho tiêu đề, bước tiếp theo là tạo mục lục tự động cho tài liệu:

Bước 1: Xác định vị trí đặt mục lục trong tài liệu và di chuyển con trỏ chuột đến đúng vị trí, thường là trang đầu hoặc trang cuối.

Bước 2: Tại vị trí mong muốn, nhấn chọn thẻ References.

Bước 3: Nhấn chọn Table of Contents trên thanh Command, một hộp thoại sẽ xuất hiện. Có hai lựa chọn:

a. Sử dụng các mẫu mục lục tự động bằng cách nhấn Automatic Table 1 hoặc Automatic Table 2.

b. Tùy chỉnh mục lục theo ý muốn bằng cách chọn Manual Table. Nếu đây là lần đầu tiên sử dụng tính năng này, bạn nên chọn định dạng mục lục tự động mà Microsoft Word đã thiết lập sẵn để làm quen với thao tác cơ bản.

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Custom Table of Contents… để tùy chỉnh định dạng của mục lục theo ý muốn:

• Tab Leader: Cài đặt định dạng tab cho mục lục như none, dấu chấm, dấu gạch ngang hoặc dấu gạch dưới liền.

• Format: Chọn mẫu mục lục phù hợp.

Sau khi thực hiện các bước này, bạn đã hoàn thành cách làm mục lục trong Word một cách tự động và kết quả nhận được như hình:

Cách tạo mục lục cho bảng biểu, hình ảnh trong Word tự động

Khi làm việc với tài liệu Word chứa nhiều bảng biểu và hình ảnh, việc tạo một mục lục tự động là quan trọng để giúp độc giả dễ dàng theo dõi và tìm kiếm thông tin. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách tạo mục lục tự động cho các bảng biểu và hình ảnh trong Word, giúp bạn tối ưu hóa trải nghiệm soạn thảo và biên tập tài liệu một cách thuận tiện và chuyên nghiệp.

Tạo mục lục tự động cho bảng biểu

Bước 1: Thêm mô tả cho bảng biểu

• Chọn toàn bộ bảng biểu trên thanh công cụ.
• Nhấn vào References, sau đó chọn Insert Caption.

Bước 2: Tạo nhãn chung cho bảng biểu

• Chọn một nhãn có sẵn hoặc nhấp vào New Label để thêm nhãn mới.
• Nhập tên cho nhãn vừa thêm và nhấn OK.

Bước 3: Chọn kiểu đánh số cho bảng

• Trong Insert Caption, chọn Numbering.
• Chọn kiểu định dạng số mong muốn trong Numbering và nhấn OK.

Nếu muốn sử dụng kiểu số 1.1, 1.2,...:

• Chọn Include chapter number.
• Trong Chapter starts with style, chọn Heading chứa bảng biểu.
• Trong Use separator, chọn (period) và nhấn OK hai lần.

Lưu ý:

• Chọn đúng Heading và đảm bảo rằng trong văn bản đã đánh số cho Heading.
• Số Heading cần phải được đánh từ Home > Numbering (đánh số tự động).

Bước 4: Chọn font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ phù hợp

• Trong tab Home, mở rộng phần Style và chọn Caption.
• Nhấn Modify và chọn lại font chữ, kiểu chữ, kích cỡ chữ cho phù hợp.

Bước 5: Tạo khu vực chèn bảng biểu

• Chọn khu vực muốn chèn danh mục bảng biểu, thường là ở đầu văn bản hoặc cuối trang.
• Để ngắt trang, chọn Layout > Break > Page.

Bước 6: Chèn danh mục bảng biểu vào tài liệu

• Trong tab Reference, chọn Insert Table of Figures.

• Trong Caption label, chọn nhãn muốn tạo danh mục và nhấn OK để hoàn tất.

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên thì mọi người sẽ được định dạng mục lục như sau:

Tạo mục lục hình ảnh cho hình ảnh

Bước 1: Mở rộng mô tả hình ảnh

• Chọn hình ảnh bạn muốn mô tả trên thanh công cụ.
• Truy cập tab References và chọn Insert Caption.

Bước 2: Thiết lập nhãn chung cho hình ảnh

• Lựa chọn một nhãn có sẵn hoặc nhấp vào New Label để thêm nhãn mới.
• Đặt tên cho nhãn hình ảnh vừa thêm và nhấn OK.

Bước 3: Định dạng số cho hình ảnh

• Trong Insert Caption, chọn Numbering.
• Lựa chọn kiểu định dạng số cho hình ảnh trong Numbering và nhấn OK.

Bước 4: Tuỳ chỉnh font chữ, kích thước, và kiểu chữ

• Trong tab Home, mở rộng phần Style và chọn Caption > Modify.
• Tại đây, chọn lại font chữ, kiểu chữ, và kích thước phù hợp.

Bước 5: Xác định vị trí chèn danh mục hình ảnh

• Chọn vị trí trong văn bản để chèn danh mục hình ảnh, thường là đầu văn bản hoặc cuối tài liệu.
• Để ngắt trang, chọn Layout > Break > Page.

Bước 6: Chèn danh mục hình ảnh vào tài liệu

• Trong tab Reference, chọn Insert Table of Figures.
• Trong Caption label, chọn nhãn bạn muốn tạo danh mục và nhấn OK để hoàn tất.

Sau khi hoàn thành các bước trên, chúng ta được kết quả mục lục như sau:

Hướng dẫn kiểm tra và chỉnh sửa mục lục trong Word

Mục lục đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và định hướng nội dung tài liệu. Sau khi tạo mục lục tự động, bạn có thể cần kiểm tra và chỉnh sửa để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với nội dung tài liệu.

Cập nhật mục lục:

Sau khi hoàn tất tạo mục lục tự động, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về việc Word sẽ tự động cập nhật mục lục khi bạn chỉnh sửa nội dung trong tài liệu.

Để cập nhật mục lục, bạn có thể thực hiện theo hai bước sau:

Bước 1: Nhấp chuột trái vào mục lục và chọn “Update Table.”

Hoặc, bạn có thể chọn thẻ "References" và sau đó chọn "Update Table" trên thanh Command.

Bước 2: Trong hộp thoại "Update Table of Contents," chọn một trong hai tùy chọn sau:

• "Update page number only" nếu bạn chỉ muốn cập nhật số trang cho từng tiêu đề.
• "Update entire table" nếu bạn muốn cập nhật toàn bộ mục lục, bao gồm thêm, xóa tiêu đề, thay đổi cấp độ của tiêu đề, và thay đ

Kiểm tra liên kết đến nội dung:

• Di chuột đến mục lục trong tài liệu.
• Nhấp đúp vào mục lục để chọn toàn bộ hoặc kéo chuột để chọn phần bạn muốn kiểm tra.
• Nhấp chuột phải vào mục lục đã chọn và chọn Chỉnh sửa siêu liên kết.
• Trong hộp thoại Chỉnh sửa siêu liên kết, bạn có thể xem và chỉnh sửa đường dẫn liên kết đến trang hoặc nội dung tương ứng.

Kiểm tra trang số:

• Di chuột đến mục lục trong tài liệu.
• Nhấp đúp vào mục lục để chọn toàn bộ hoặc kéo chuột để chọn phần bạn muốn kiểm tra.
• Nhấp chuột phải vào mục lục đã chọn và chọn Chỉnh sửa trường.
• Trong hộp thoại Chỉnh sửa trường, bạn sẽ thấy mã trường trong phần Mã trường. Mã trường bao gồm thông tin về số trang.
• Bạn có thể chỉnh sửa mã trường nếu cần thiết.

Chỉnh sửa kiểu và định dạng:

• Di chuột đến mục lục trong tài liệu.
• Nhấp đúp vào mục lục để chọn toàn bộ hoặc kéo chuột để chọn phần bạn muốn chỉnh sửa.
• Trên tab Tài liệu tham khảo, trong nhóm Mục lục, bạn có thể:
• Chọn kiểu mục lục khác từ menu Kiểu.
• Thay đổi cách hiển thị số trang, tab, dấu chấm, v.v. bằng các nút trong nhóm Mục lục.
• Tùy chỉnh định dạng của mục lục bằng cách nhấp chuột phải vào mục lục và chọn Kiểu chữ.
• Nhớ lưu tài liệu sau khi chỉnh sửa mục lục.

Lưu ý:

Để đảm bảo tính chính xác, bạn nên chọn Cập nhật toàn bộ mục lục sau khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào ảnh hưởng đến cấu trúc tài liệu, chẳng hạn như thêm hoặc xóa tiêu đề, di chuyển nội dung, v.v.
Bạn có thể sử dụng các phím tắt để thao tác với mục lục:

• F9: Cập nhật mục lục.
• Ctrl + Shift + F9: Cập nhật mục lục và chọn mục đầu tiên.

Xem thêm: 

• 6 Cách chụp màn hình laptop không cần cài phần mềm ai cũng làm được
• Hướng dẫn sử dụng Find Wifi tính năng tìm kiếm mạng wifi miễn phí của Facebook
• Microsoft Access là gì? Những thông tin cơ bản bạn nên biết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo mục lục cho các phiên bản word khác nhau cho bạn chọn lựa. Căn cứ vào từng phiên bản word, bạn sẽ áp dụng những cách tạo mục lục khác nhau. Chúc bạn học được cách làm mục lục trong Word đơn giản và chuyên nghiệp.