Kaizen là gì? Nguồn gốc, văn hóa và cách sử dụng kaizen hiệu quả

Kaizen là gì mà khi đi làm, các doanh nghiệp lại chú trọng và đưa văn hóa kaizen vào trong doanh nghiệp đến vậy? Nguồn gốc của kaizen bắt đầu từ đâu. Trong bài viết dưới đây chúng tôi xin gửi tới các bạn câu trả lời chi tiết và chính xác nhất.

Kaizen là gì? Nguồn gốc của từ kaizen

Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”.

Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement” và trong tiếng Trung, Kaizen được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.

Nguồn gốc của từ kaizen 

Kaizen có nguồn gốc từ vòng tròn chất lượng Nhật Bản sau Thế chiến II. Thuyết này bắt nguồn từ việc các nhóm hoặc nhóm công nhân này tập trung vào việc ngăn ngừa các khiếm khuyết tại Toyota và được phát triển một phần để đáp ứng với các nhà tư vấn năng suất và quản lý người Mỹ đã đến thăm đất nước, đặc biệt là W. Edwards Deming, người cho rằng việc kiểm soát chất lượng nên được đưa trực tiếp hơn vào tay công nhân.

Kaizen được đưa đến phương Tây và được Masaaki Imai phổ biến thông qua cuốn sách Kaizen: Chìa khóa thành công cạnh tranh của Nhật Bản vào năm 1986. Kaizen được định nghĩa như sau: “Kaizen có nghĩa là cải tiến “. Hơn nữa, Kaizen còn có nghĩa là cải tiến liên tục trong đời sống cá nhân, đời sống gia đình, đời sống xã hội và môi trường làm việc. Khi Kaizen được áp dụng vào nơi làm việc có nghĩa là sự cải tiến liên tục liên quan tới tất cả mọi người – ban lãnh đạo cũng như mọi nhân viên”.

Hiện nay, hầu hết các công ty của Nhật đều đang thực hiện Kaizen. Triết lý này không chỉ giới hạn trong ngành sản xuất mà còn có thể áp dụng được trong ngành dịch vụ, kinh doanh bán lẻ và thậm chí là một khóa học bất kì nào đó.  Triết lý này cũng thích hợp đối với đời sống cá nhân của mỗi người.

Văn hóa kaizen là gì?

Như đã nói ở trên, Kaizen nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân. Với bất kỳ người làm việc nào làm trong môi trường có ý thức Kaizen thì họ đều không ngừng cải tiến, không phải những vấn đề lớn lao mà từ những việc thật bình thường và cơ bản, phải bắt đầu từ những thứ ở ngay quanh chúng ta trước đó là 5S, tiến tới 6S và đặt ra mục tiêu hiệu quả để đạt được. Cải tiến hiện trường nhờ tính kỷ luật sẽ hình thành thói quen trong ý thức cải tiến của mọi người – thành công nằm ở điểm này.

Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau:

• Bước 1 : Lựa chọn chủ đề
• Bước 2 : Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu
• Bước 3 : Phân tích dữ kiệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ.
• Bước 4 : Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.
• Bước 5 : Thực hiện biện pháp
• Bước 6 : Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
• Bước 7 : Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.
• Bước 8 : Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.

Lợi ích của phương pháp Kaizen

+ Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn;

+ Giảm các lãnh phí, tăng năng suất.

+ Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến;

+ Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết;

+ Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí;

+ Xây dựng nền văn hoá công ty.

Kaizen được sử dụng như thế nào, trong hoàn cảnh nào - kaizen là gì

Kaizen nghĩa là thay đổi để tốt hơn, vì vậy kaizen được sử dụng khi bạn hoặc doanh nghiệp muốn cải tiến, thay đổi bản thân, cách thức, phương pháp hoạt động để trở nên tốt nhất, tối ưu nhất.

Ví dụ: Bạn đặt ra một kế hoạch tập thể thao, học ngoại ngữ, nấu ăn, đi bộ, trò chuyện với người nước ngoài... nhưng chỉ hăng hái được một vài buổi đầu tiên. Điều này là bình thường bởi vì đa phần, chúng ta đều đặt quyết tâm để đạt được mục tiêu nhưng lại nhanh chóng thất bại trong việc thực hiện kế hoạch. Lúc này, nhiều người tìm cách bào chữa cho bản thân rằng chưa sẵn sàng, thiếu sự hỗ trợ và sẽ làm chúng vào tuần sau, tháng sau hay một ngày nào đó gần nhất.

Đằng sau những sự thất bại đó có thể là do bạn mong muốn đạt được quá nhiều điều trong thời gian ngắn, thói quen khó thay đổi hay bạn cảm thấy chán ngán với những trách nhiệm.

Trong triết lý Kaizen có "nguyên tắc một phút" là một người hãy thực hiện việc gì đó trong vòng một phút vào cùng một thời điểm của mỗi ngày. Tương tự với nguyên tắc một phút, Kaizen cũng đề xuất một số bước đi nhỏ giúp bạn hoàn thiện chính mình, chẳng hạn:

• Mỗi ngày học một 5 từ mới, tách ra thành 1 từ học trong 1 phút ở từng thời điểm khác nhau và cuối ngày sẽ đặt một câu với 5 từ đó.
• Mỗi ngày đọc một trang sách văn học, kinh tế, khoa học...
• Mỗi ngày giảm một điếu thuốc.
• Mỗi ngày dành 1 phút để tập trung vào hơi thở.
• Mỗi ngày dành 1 phút để đi lại, tập động tác thể dục đơn giản.

Hãy áp dụng triết lý Kaizen ngay từ bây giờ và chờ đợi. Kaizen có thể bắt đầu từ những điều nhỏ nhất, miễn là bạn thấy nó bất hợp lý và cần phải thay đổi để tốt hơn thì hãy nỗ lực để cải thiện nó. Kiên trì với mục tiêu bạn sẽ thấy thay đổi tích cực.

Trên đây là những thông tin hữu ích về kaizen là gì, văn hóa kaizen và cách sử dụng kaizen. Hi vọng hữu ích cho các bạn.