Ủy nhiệm chi là gì? Ví dụ và quy định về ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi là gì là câu hỏi của khá nhiều người ít quan tâm tới lĩnh vực tài chính. Đây là hình thức thanh toán được sử dụng phổ biến hiện nay. Những thông tin cơ bản về khái niêm và quy trình thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi như thế nào? Hãy cùng Chanh Tươi Review tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Ủy nhiệm chi là gì?

Ủy nhiệm chi (payment order) là việc giao cho trung gian thanh toán thực hiện việc trích tiền từ tài khoản của chủ tài khoản để trả cho người thụ hưởng. Đây là phương thức thanh toán mà người trả tiền sẽ lập lệnh thanh toán theo mẫu mà ngân hàng cung cấp. Sau đó, người trả tiền sẽ gửi lại ngân hàng tại nơi mở tài khoản để yêu cầu trích một số tiền trong tài khoản thanh toán của mình bằng với số tiền ghi trên ủy nhiệm chi để trả cho người thụ hưởng.

Một cách đơn giản hơn thì Ủy nhiệm chi là một loại chứng từ giao dịch mà phía người trả tiền sẽ lập với mục đích ủy quyền cho ngân hàng thanh toán số tiền cho người thụ hưởng.

Ủy nhiệm chi còn có tên gọi khác là lệnh chi hoặc UNC. Một điều cần lưu ý là UNC phải do khách hàng lập, ký và ngân hàng chỉ căn cứ vào đó để thực hiện lệnh trích tiền để chuyển cho người hưởng thụ. Ngoài lý do này thì việc ngân hàng tự động trích tiền từ tài khoản thanh toán của khách hàng là không được phép nếu không có văn bản thỏa thuận trước đó.

Ứng dụng của ủy nhiệm chi

Sau khi hiểu được khái niệm ủy nhiệm chi là gì, chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu ứng dụng của chúng. 

• Nếu sử dụng UNC để thanh toán thì khi thực hiện lệnh chi số tiền của lệnh này sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản thanh toán của người thụ hưởng.
• UNC khi đã có xác thực của ngân hàng gồm chữ ký, dấu và xác nhận của ngân hàng thì như một xác nhận cho việc đã thanh toán thành công khoản tiền có trên UNC.

Ví dụ về ủy nhiệm chi

Ủy nhiệm chi thường được sử dụng trong các giao dịch kinh doanh và chính phủ khác nhau. Dưới đây là một vài ví dụ về cách nó có thể được sử dụng:

Phân loại ủy nhiệm chỉ

Có hai loại ủy nhiệm chi phổ biến nhất đó là ủy nhiệm chi online và ủy nhiệm chi tại quầy giao dịch ngân hàng.

Ủy nhiệm chi online

Ủy nhiệm chi online sẽ có trên trang web chính thức của ngân hàng. Bạn chỉ việc lên website ngân hàng, điền thông tin vào mẫu, sau đó in ra và nộp lại cho cơ sở ngân hàng.

Ủy nhiệm chi tại quầy

Nếu không muốn thực hiện online, bạn có thể điền vào mẫu ủy nhiệm chi trực tiếp tại quầy giao dịch ngân hàng. Đối với các khách hàng thường xuyên sử dụng phương pháp này, ngân hàng sẽ phát riêng một quyển ủy nhiệm chi nhằm tiết kiệm thời gian cho đôi bên.

Ưu và nhược điểm khi thanh toán ủy nhiệm chi

Thanh toán thông qua hình thức ủy nhiệm chi sẽ có ưu và nhược điểm riêng. Tùy theo nhu cầu và tình hình thực tế khách hàng có thể cân nhắc sử dụng.

Ủy nhiệm chi có mấy liên?

UNC thường có 2 liên:

• Liên 1: Được lưu giữ tại ngân hàng.
• Liên 2: Khách hàng giữ sau khi đã được xác nhận và đóng dấu bởi ngân hàng. Đây là căn cứ để kế toán doanh nghiệp thực hiện hạch toán. 

Nội dung của ủy nhiệm chi là gì?

Vậy nội dung đầy đủ của một phiếu ủy nhiệm chi là gì? Khi điền ủy nhiệm chi bạn cần chú ý nội dung gì? Theo Điều 13, Quyết định 226/2002/QĐ-NHNN đã chỉ rõ, lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi bao gồm yếu tố sau:

• Chữ lệnh chi hoặc ủy nhiệm chi, số seri.
• Họ và tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản người trả tiền.
• Tên, địa chỉ của tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người trả tiền.
• Họ và tên, địa chỉ số hiệu tài khoản người thụ hưởng.
• Tên, địa chỉ của tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ người thụ hưởng.
• Số tiền thanh toán bằng cả chữ và số.
• Thời gian lập ủy nhiệm chi.
• Chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được chủ tài khoản ủy quyền.
• Các yếu tố khác do tổ chức cung ứng quy định (không trái pháp luật).

Quy trình thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi

Theo khoản 2, Điều 8, Thông tư 46/2014/TT-NHNN đã quy định rõ về quá trình thanh toán ủy nhiệm chi như sau:

Bước 1: Lập, giao nhận ủy nhiệm chi

Bên trả tiền (chủ tài khoản) lập ủy nhiệm chi và gửi tới ngân hàng trực thuộc tài khoản để ủy quyền trích tài khoản gửi cho bên thụ hưởng. Ngân hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng cách lập, phương thức nhập ủy nhiệm chi tại đơn vị ngân hàng và phải đảm bảo quy trình phù hợp với quy định pháp luật.

Bước 2: Kiểm soát ủy nhiệm chi

Khi nhận được ủy nhiệm chi, ngân hàng có trách nhiệm kiểm soát chặt ché quá trình thanh toán để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, trong đó có hai loại là:

Chứng từ giấy: Chứng từ giấy phải được kiểm tra một cách kĩ càng, cẩn thận, đảm bảo đầy đủ quy định của Ngân hàng Nhà nước về chế độ chứng từ kế toán ngân hàng, cụ thể là:

• Chứng từ phải lập đúng theo mẫu.
• Chứng từ phải đầy đủ số liên để hạch toán là lưu trữ.
• Chứng từ phải ghi một cách đầy đủ, chính xác và khớp đúng nội dung giữa các liên.
• Có đủ chữ ký của khách hàng và ngân hàng trên tất cả các liên.
• Chữ ký hoặc dấu của khách hàng trên chứng từ phải khớp với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng nơi mở tài khoản.

Chứng từ điện tử: Ngân hàng cũng cần kiểm tra cẩn thận đối với nội dung chứng từ điện tử, thông tin kĩ thuật như: chữ ký điện tử, loại, khuôn dữ liệu, mã chứng từ,…,theo đúng như quy định pháp luật.

Lưu ý: Ngân hàng phải kiểm tra số dư tài khoản thanh toán cũng như khả năng thanh toán của bên trả tiền trước khi tiến hành tiếp. Nếu việc ủy nhiệm chi không hợp pháp hoặc khác hàng không đảm bảo khả năng thanh toán thì ngân hàng báo lại cho bên trả tiền để chỉnh sửa hoặc từ chối lệnh ủy nhiệm chi.

Bước 3: Xử lý chứng từ và hạch toán

Nếu như lệnh chi của khách hàng hợp lệ, ngân hàng sẽ tiến hành xử lý chứng từ và thực hiện lệnh chi tiền theo yêu cầu khách hàng. Thông thường sau 1 ngày làm việc thì tài khoản thụ hưởng sẽ được nhận được số tiền.

Ủy nhiệm chi được đánh giá là chứng từ hợp lệ khi nào?

Ủy nhiệm chi được đánh giá là chứng từ hợp lệ khi có đầy đủ các nội dung được quy định theo khoản 2, Điều 13 Quyết định số 226/2002/QĐ-NHNN ngày 26/03/2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

Hướng dẫn cách viết giấy ủy nhiệm chi đúng cách

Phần nội dung khách hàng cần điền trong giấy ủy nhiệm chi:

Ngày/tháng/năm giấy ủy nhiệm chi được lập

Đối với đơn vị trả tiền:

• Tên tài khoản: Là tên tài khoản của cá nhân/tổ chức chịu trách nhiệm trích tiền.  
• Số tài khoản: Số tài khoản trích tiền thanh toán. 
• Tại ngân hàng: Nơi mà tài khoản thanh toán của khách hàng được mở. 
• Số tiền bằng số: Ghi số tiền cần chuyển dưới dạng số. Ví dụ:  22.000.000 VNĐ.
• Số tiền bằng chữ: Ghi số tiền cần chuyển dưới dạng chữ. Ví dụ: Hai mươi hai triệu đồng.
• Nội dung thanh toán: Nêu lý do chuyển tiền. 
• Phí: Lựa chọn phí chuyển tiền được thanh toán bởi người chuyển tiền hay người thụ hưởng.

Đối với đơn vị thụ hưởng:

• Tên tài khoản thụ hưởng/đơn vị thụ hưởng: Là tên tài khoản của cá nhân/tổ chức mà khách hàng muốn chuyển tiền. 
• Số tài khoản: Là số tài khoản khách hàng muốn chuyển tiến đến. 
• Tại ngân hàng: Tên ngân hàng mà tài khoản của người thụ hưởng được mở. 

Phần nội dung ngân hàng cần điền:

• Số bút toán.
• Giao dịch viên.
• Kiểm soát viên. 

Một số lưu ý khi thực hiện ủy nhiệm chi là gì?

Trước khi thực hiện thanh toán theo phương pháp ủy nhiệm chi, khách hàng cần lưu ý một số yếu tố sau để tránh cho qua trình lập lệnh chi xảy ra sai sót, cụ thể là:

• Người trả tiền cần đảm bảo số dư tài khoản đủ để thực hiện ủy nhiệm chi. Nếu chưa đủ thì cần nạp thêm tiền.
• Có thể đăng ký ủy nhiệm chi online hoặc xin trước mẫu ủy nhiệm chi để tiết kiệm thời gian khi đến nộp ở ngân hàng.
• Cần kiểm tra và điền thông tin chính xác trên giấy ủy nhiệm chi để tránh trường hợp phải làm lại.

Trên là phần tổng hợp kiến thức mà bạn cần biết về hình thức thanh toán bằng ủy nhiệm chi, quy trình thực hiện thanh toán ủy nhiệm chi hiện nay và giúp bạn trả lời được câu hỏi “Ủy nhiệm chi là gì”. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích.